MEMBUAT DAN MENGOLAH TABEL & QUERY PADA MICROSOFT ACCES

Microsoft Access adalah aplikasi untuk mengolah, membuat, atau mengelola basis data (Database). Database sendiri ialah kumpulan arsip data berbentuk tabel yang saling berkaitan untuk menghasilkan informasi. Fungsi Microsoft Access yaitu :

• Untuk membuat database
• Untuk membuat program aplikasi persediaan barang 
• Untuk membuat program aplikasi gaji pegawai
• Dan masih banyak lagi

Source : 

Wirawan, Faiz Agil. 2014. Pengertian dan Fungsi Microsoft Access. [Online], (http://www.burung-net.com/2014/03/pengertian-dan-fungsi-microsoft-access.html, diakses 30 Mei 2016)

Membuat Tabel

Berikut langkah langkah yang harus dilakukan dalam membuat tabel :

1. Buka Microsoft Access maka akan menemui tampilan awal seperti ini

2. Klik Blank Database untuk membuat database baru. Contoh gambar dibawah ini menggunakan nama Database "ELEKTRONIK" lalu klik Create

3. Lalu akan muncul tampilan default yang masih kosong dengan nama Table1. Klik Design View untuk mendesain atau mengisi tabel

Dan akan muncul tampilan seperti ini : 

4. Setelah mengisi tabel (seperti gambar), buat no urut menjadi Primary Key dengan mengklik field name No Urut lalu klik Primary Key 

5. Klik Datasheet View untuk melihat hasil tabel 

Isi Tabel contoh hasil gambar dibawah :

6. Klik Save untuk menyimpan hasil tabel yang telah dibuat

7. Ulangi langkah diatas untuk membuat tabel selanjutnya. Dengan mengklik Create - Tabel seperti gambar

Membuat Query

Membuat query dapat dilakukan dengan 2 (dua) cara yaitu :

1. Query Wizard and Design
2. Query dengan Query Design

Dalam postingan kali ini saya menggunakan cara yang pertama yaitu Query Wizard and Design. Berikut adalah langkah - langkah dala membuat query dengan cara yang pertama:

1. Langkah pertama sebelum membuat query ialah dengan membuat tabel terlebih dahulu. (disini saya menggunakan tabel yang telah saya buat sebelumnya) dalam gambar terdapat 2 tabel yaitu JUAL dan ELEKTRONIK 

2. Klik Create lalu klik query wizard. Pilih simple query wizard lalu Ok. Ikuti langkah - langkah nya seperti berikut :

Pindahkan field - field yang diinginkan. Misal tabel elektronik (kode, nama barang, merk, harga)

Sama seperti diatas, pindahkan field yang  di inginkan lalu klik next

Beri nama query (Contoh: Elektronik Query). Lalu klik finish

3. Setelah itu akan muncul tampilan seperti gambar dibawah. Isi kolom - kolom field.

4. Setelah selesai klik Run

5. Dan akan muncul tampilan seperti ini

Nah, diatas merupakan langkah - langkah pembuatan tabel dan juga query pada Microsoft Access. Dimana keduanya saling berkaitan dalam mengolah query selanjutnya. Setelah ini akan saya paparkan bagaimana mengolah query. Selain menggabungkan beberapa tabel sehingga menjadi bentuk tabel yang dinginkan, banyak juga fungsi query yang lain. Query juga dapat menggunakan rumus atau formula seperti yang ada dalam Microsft Excel.

Mengolah Query

Dalam menambahkan rumus atau formula pada field hanya yang memiliki data type Number atau Currency.  Berikut adalah beberapa cara yang dapat dilakukan untuk mengolah query :

Menambah field dengan rumus atau formula

1. Mencari Total Harga

Masukkan rumus total harga dalam kolom. Lalu klik Run

Rumusnya = Total harga: [Harga]*[Unit]

2. Mencari Discount

Sama seperti cara diatas. Lalu klik Run

Rumusnya = Discount: 0,05*[Total Harga]

Fungsi Logika

Fungsi IIF adalah fungsi yang sering digunakan untuk memecahkan masalah logika. Dan fungsi lain merupakan pendukung untuk fungsi IIF. Dalam fungsi logika Microsft Access dapat melakukan penilaian apakah suatu pernyataan itu Benar (True) atau Salah (False). Operator Relasi atau Operasi Pembanding yang sering digunakan dalam pernyataan logika ialah sebagai berikut :

Operator Relasi	Artinya
=	Sama Dengan
<	Lebih Kecil
>	Lebih Besar
<=	Lebih Kecil atau Sama Dengan
>=	Lebih Besar atau Sama Dengan
<>	Tidak Sama Dengan

Dalam mengolah query dengan menambahkan formula baru dapat mengulangi langkah diatas satu persatu dengan menggunakan rumus dibawah, setelah itu klik Run. Hasilnya akan seperti gambar dibawah.

1. Logika AND

Rumus = Ketentuan: IIf([Unit]>=2 And [Total Harga]>="2000000";"Dapat Bonus";"Tidak Dapat Bonus")

2. Logika OR

Rumus = Harga Satuan: IIf([Nama Barang]="Polytron" Or [Nama Barang]="Maspion";500000;800000)

3. Logika IIF

a.       Tunggal

Rumus = Bonus: IIf([Ketentuan]="Dapat Bonus";"SEPEDA GUNUNG";"SEPEDA LIPAT")

b.      Majemuk

Rumus = Discount 1: IIf([total harga]>=2500000;0,2;IIf([total harga]>=2000000;0,15;IIf([total harga]>=1500000;0,1;IIf([total harga]>=1000000;0,05;0))))*[total harga]

Fungsi String

Fungsi String sering disebut Fungsi Karakter (memuat berbagai fungsi yang dapat digunakan data berjenis karakter). Dalam penulisan formula, setiap data berupa teks HARUS diapit dengan tanda petik ("..."). Fungsi string biasanya digunakan untuk melengkapi fungsi - fungsi lain seperti fungsi logika. Fungsi string ada banyak yang digunakan, tetapi fungsi string yang sering digunakan pada Microsoft Access yaitu fungsi Left, Right, dan Mid. Berikut merupakan langkah - langkah mengolah query dengan fungsi string :

Sama dalam menggunakan rumus atau formula yang lain seperti diatas. Setelah memasukkan rumus. Klik Run dan akan muncul seperti tampilan dibawah.

1. Fungsi Left

Rumus = Data 1: Left([pembeli];4)

2. Fungsi Right

Rumus = Data 2: Right([Nama Barang];4)

3. Fungsi Mid

Rumus = Data 3: Mid([Merk];2;2)

(Disini saya membuat tabel baru untuk fungsi string ini)

NB:

1. Dalam penggunaan rumus atau formula, setiap komputer atau laptop memiliki cara berbeda. Misal nya Rumus = Data 3: Mid([Merk];2;2) saya menggunakan (;) untuk pemisah dalam rumus, beberapa menggunakan (,) sebagai pemisah
2. Setelah di klik Run tapi field yang muncul berisi ####, cukup perlebar kolom maka akan terlihat hasil yang sebenarnya. Tapi jika tidak dapat di Run berarti rumus yang digunakan salah atau tidak tepat.
3. Setiap menulis rumus, gunakan tanda kurung [...]
4. Saat mengetik rumus pada kolom, jangan lupa untuk mencentang kolom agar muncul saat di Run

Untuk lebih jelasnya dapat dilihat di sini. Terima Kasih :) Semoga Bermanfaat ^^