OTOMATISASI PERKANTORAN

A. Pengertian Otomatisasi Perkantoran

            Otomatisasi perkantoran adalah semua sistem informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran ialah sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan.
            Otomatisasi perkantoran dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi baik secara lisan maupun secara tertulis. Otomatisasi perkantoran juga dimaksudkan untuk membantu pekerja sekretarial dan administrasi, tetapi kemampuannya untuk memudahkan komunikasi formal dengan orang-orang didalam dan diluar perusahaan menarik para manajer dan profesional sebagai pemakai. Semua pemakai ini menggunakan otomatisasi perkantoran untuk meningkatkan produktivitas mereka.
            Asal mula otomatisasi perkantoran di awal 1960-an, yaitu ketika IBM menciptakan istilah word-processing untk menjelaskan kegiatan devisi mesin tik listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964-an ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin tik yang dapat mengetik kata - kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.
 
B. Empat Kategori Pemakai Otomatisasi Perkantoran
 Yang termasuk dalam empat kategori pemakai otomatisasi perkantoran, yaitu :

1. Manajer yaitu orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama sumber daya manusia.
2. Profesional yaitu seseorang yang tidak mengelola orang tetapi menyumbangkan keahlian yang dimilikinya. Misalnya : asisten staff khusus, wiraniaga, pembeli, dll.
3. Sekretaris yaitu sesorang yang membantu seorang pemimpin atau perusahaan untuk penyelenggaran kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan kegiatan operasional perusahaan. Dan biasanya ditugaskan untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan. 
4. Pegawai Administratif (Clerical Employee) melaksanakan tugas untuk tugas sekretaris, seperti menyusun dokumen, mengoperasikan mesin fotocopy, mengirimkan surat, dll.

C. Konsep Otomatisasi Perkantoran
Beberapa konsep otomatisasi kantor, antara lain :

• Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi
• Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi yang terpisah dan tnapa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu
• OA memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi
• OA memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik
• OA sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti

D. Manfaat Otomatisasi Perkantoran
            Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi, mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Dengan begitu akan membuat informasi menjadi lebih mudah digunakan, dipindahkan, dirawat. Sehingga perusahaan mampu berkompetisi dengan baik karena memiliki landasan yang kuat untuk integrasi infomasi.
            Adanya gagasan OA karena sebagian waktu kerja pegawai habis untuk melakukan hal-hal yang tidak produktif, seperti : banyak staff yang menghabiskan waktunya dengan membuka arsip dokumen untuk mencari bahan yang diperlukan para sekretaris atau tenaga administrasi sangat sibuk dengan tugas administratifnya. Hal tersebut jika dilihat dari sudut efisiensi kerja sangat merugikan. Tapi dengan adanya OA, peran tradisional para manajemen tingkat menengah berubah secara drastis. Fasilitas dari OA meliputi berbagai jenis komputer dari mulai komuputer besar sampai komputer pribadi melalui jaringan komunikasi dengan mesin faksimile, surat elektronik, dll.
            Dengan begitu pekerjaan kantor jadi lebih cepat, hanya memerlukan sedikit tempat untuk menyimpan data, memecahkan masalah- masalah yang terjadi dikantor baik tim maupun individu yang berhubungan dengan pekerjaannya.

E. Jenis - Jenis Aplikasi Otomatisasi Perkantoran
 Aplikasi otomatisai perkantoran yang telah diketahui, yaitu :
1. WORD PROCESSING
            Word processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak. Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada anggota lain.
            Contoh software : (diambil 1 saja dan free download) OpenOffice.org Writer adalah salah satu komponen dalam OpenOffice.org yang berfungsi untuk mengedit dokumen adapun dokumen format yang bisa digunakan adalah .doc .odt .rtf dan bisa export ke .pdf dengan sekali klik. Memiliki fitur pengolah kata modern seperti AutoCorrect,  AutoComplete, AutoFormat, Styles and Formatting, Text Frames dan Linking, Tables of Contents, Indexing, Bibliographical References, Illustrations, Tables. Program ini sangat mudah digunakan untuk membuat memo cepat, sangat stabil dan mampu untuk membuat dokumen dengan banyak halaman serta banyak gambar dan judul heading. Selain itu, kelebihannya adalah pengaturan formating untuk bullet and number yang sangat mudah (diatur terintegrasi melalui satu toolbar).

2. ELECTRONIC MAIL
            Electronic mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan peralatan penyimpanan.

Metode pengiriman
            Untuk mengirim surat elektronik kita memerlukan suatu program mail-client. Surat elektronik yang kita kirim akan melalui beberapa poin sebelum sampai di tujuan. Untuk lebih jelasnya lihat diagram dibawah. Contoh yang dipakai adalah layanan SMTP dan POP3. Saya menulis surel → e-mail client (di komputer saya) → SMTP server penyedia e-mail saya → Internet → POP3 server penyedia e-mail penerima → e-mail client (di komputer si penerima) → surat dibaca si penerima Terlihat surat elektronik yang terkirim hanya melalui 5 poin (selain komputer pengirim dan penerima). Sebenarnya lebih dari itu sebab setelah surat elektronik meninggalkan POP3 Server maka itu akan melalui banyak server-server lainnya. Tidak tertutup kemungkinan surat elektronik yang kita kirim disadap orang lain. Maka dari itu bila surat elektronik yang dikirim mengandung isi yang sensitif sebaiknya dilakukan tindakan pencegahan, dengan mengacak (enkrip) data dalam surat elektronik tersebut (contohnya menggunakan PGP, sertifikat digital, dan lain-lain).

Cara membaca surat elektronik
            Surat elektronik pada mulanya disimpan di dalam sebuah mailserver. Biasanya bila seseorang memakai koneksi ISP untuk sambungan ke internet, ia akan diberikan satu surat elektronik gratis. Surat elektronik yang diterima akan disimpan di server surat elektronik ISP. Ada dua cara untuk mengakses surat elektronik:

• Dengan cara menggunakan ‘browser’, seperti Internet Explorer atau Mozilla Firefox. Metode ini disebut sebagai web-based, artinya menggunakan media web sebagai perantara ke kotak surat elektronik. Contoh: Yahoo! Mail dan Gmail. Untuk menggunakannya, pengguna haruslah dalam keadaan online. Layanan surat elektronik berbasis web biasanya disediakan oleh penyelenggara layanan e-mail gratis.
• Menggunakan program pengakses surat elektronik (e-mail client), seperti: Eudora Mail, Outlook Express, Windows Mail, Mozilla Thunderbird, Mutt. Dengan menggunakan program seperti ini, seseorang harus mengetahui konfigurasi yang bisa didapat dari ISP. Keuntungannya adalah dapat membaca surat elektronik tanpa perlu terhubung secara terus-menerus dengan internet dan puluhan surat elektronik dapat diterima dan dikirimkan secara bersama-sama sekaligus. Kelebihan yang lainnya adalah perangkat lunak ini menyediakan fungsi-fungsi penyuntingan dan pembacaan email secara offline. Dengan demikian biaya koneksi ke internet dapat dihemat.

Etika penggunaan surat elektronik
            Etika dalam surat elektronik sama dengan etika dalam menulis surat biasa. Ada surat elektronik yang isinya formal ada yang informal. Beberapa poin penting:

• Jangan mengirim surat elektronik dengan lampiran (attachment) yang terlalu besar (lebih dari 512 kB). Tidak semua orang mempunyai akses Internet yang cepat, dan ada kemungkinan lampiran tersebut melebihi kapasitas surat elektronik penerima, sehingga akan ditolak mailserver penerima. Selain itu, perhatikan juga bahwa beberapa penyedia surat elektronik juga menerapkan batasan tentang jumlah, jenis, dan ukuran surat elektronik yang dapat diterima (dan dikirim) penggunanya,
• Jangan mengirim lanjut (forward) surat elektronik tanpa berpikir kegunaan bagi orang yang dituju.
• Selalu isi kolom subjek, jangan dibiarkan kosong.
• Dalam mengutip tulisan orang lain, selalu usahakan mengutip seperlunya, jangan mau gampangnya mengutip seluruh tulisan orang itu: dalam menjawab surat elektronik orang lain, kutip bagian yang ditanggapi saja, selain lebih jelas juga tidak memakan waktu/jatah akses penerima. Dalam mengutip tulisan orang ketiga, ingat hak cipta: kutip sesedikit mungkin dan rujuk ke tulisan aslinya.
• Jangan menggunakan huruf kapital karena dapat menimbulkan kesan anda BERTERIAK.
• Gunakan kata-kata dengan santun. Adakalanya sesuatu yang ditulis akan terkesan berbeda dengan apa yang sebetulnya dimaksudkan.

3. VOICE MAIL
            Voice mail persis sama dengan electronic mail. Perbedaannya bahwa hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dan menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan.
            Contoh software: Voice Connector adalah aplikasi untuk menunjang komunikasi dalam bentuk suara dan teks dalam jaringan lokal. Pengguna dapat memilih penerima pesan dan berbicara dengannya dalam waktu yang sama tanpa harus menginterupsi atau menutup aplikasi yang sedang dijalankan. Hal itu dimungkinkan karena software buatan Aledentsoft ini menggunakan teknologi Quickswitch dan Overlay Message. Keuntungan tersebut tentunya sangat mendukung bagi bisnis internet café dan game center.
            Fitur lain yang dimiliki oleh Voice Connector adalah voice mail dimana pengguna dapat menyimpan pembicaraan dan memutarnya lagi. Hal itu dapat membantu dalam hal bisnis dan pendidikan.Selain itu, Voice Connector juga dapat mengirimkan pesan teks. Keduanya baik itu koneksi suara dan teks dapat digunakan secara P2P (phone to phone atau peer to peer) mode dan juga broadcast mode (pengguna dapat berbicara dengan banyak pengguna lainnya bersamaan).

4. ELECTRONIC CALENDARING
            Electronic calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Electronic calendaring bersifat khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor, karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi.

5. AUDIO CONFERENCING
            Audio conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi. Audio conferencing adalah aplikasi oa pertama yang tidak memerlukan komputer. Ia hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah. Contoh software : FireWire adalah adalah merek dagang Apple sekaligus nama yang paling populer untuk standar kabel data antar-muka berseri IEEE 1394. Sony memperkenalkan IEEE 1394 dengan nama i.Link. Meski namanya berbeda-beda, ketiganya (FireWire, IEEE 1394 dan i.Link) sama-sama menunjuk pada jenis kabel data yang mampu mengirim data dengan kecepatan sangat cepat, sampai pada rata-rata 400 megabit per detik (Mbps). FireWire diklaim sebagai saluran penghantar data yang paling cepat dan stabil diantara saluran lain seperti USB.

6. VIDEO CONFERENCING
            Video conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video. Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada di lokasi lain selagi konferensi dilakukan. Tiga konfigurasi video conferencing (tergantung pada peralatan yang digunakan), yaitu :
a. Video satu arah dan audio satu arah
b. Video satu arah dan audio dua arah
c. Video dan audio dua arah
Pengaplikasiannya : Webcam (singkatan dari web camera) adalah sebutan bagi kamera real-time (bermakna keadaan pada saat ini juga) yang gambarnya bisa diakses atau dilihat melalui World Wide Web, program instant messaging, atau aplikasi video call. Istilah webcam merujuk pada teknologi secara umumnya, sehingga kata web terkadang diganti dengan kata lain yang mendeskripsikan pemandangan yang ditampilkan di kamera, misalnya StreetCam yang memperlihatkan pemandangan jalan. Ada juga Metrocam yang memperlihatkan pemandangan panorama kota dan pedesaan, TraffiCam yang digunakan untuk memonitor keadaan jalan raya, cuaca dengan Weather Cam, bahkan keadaan gunung berapi dengan VolcanoCam. Webcam atau web camera adalah sebuah kamera video digital kecil yang dihubungkan ke komputer melalui (biasanya) port USB ataupun port COM.

7. COMPUTER CONFERENCING
            Computer conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi ini hampir sama dengan electronic mail, karena kedua aplikasi ini menggunakan hardware dan software yang sama. Istilah ‘teleconferencing’ digunakan untuk menjelaskan ketiga bentuk alat elektronik untuk konferensi. Teleconferencing digunakan dalam seluruh proses pemecahan masalah yang gunanya untuk menukar informasi diantara pemecah masalah (orang-orang yang memecahkan masalah) yang berada di kota yang berlainan. Contoh aplikasi sama seperti AUDIO CONFERENCING.

8. FACSIMILE TRANSMISSION
            Facsimile transmission yang biasanya disebut fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channel-nya dan pengoperasian peralatannya tidak lebih sulit daripada mengoperasikan mesin fotocopy. Proses kerja mesin faks diawali dengan keharusan bahwa penerima dan pengirim harus memiliki mesin faks. Pengirim akan memasukkan dokumen yang hendak dikirim ke bagian feeder mesin faks dan selanjutnya menekan nomor telepon mesin faks yang dituju. Ketika koneksi telah terjadi dengan mesin faks tujuan, maka mesin faks akan melakukan scanning dengan membaca area yang sangat kecil pada dokumen tersebut. Mesin faks tersebut akan mengubahnya menjadi suatu sinyal listrik untuk kemudian menerjemahkan daerah yang dibaca sebagai daerah gelap atau terang dengan menandainya “0” untuk gelap dan “1” untuk terang. Sinyal listrik tersebut lalu ditransmisikan melewati saluran telepon dan menuju mesin penerima faks. Mesin penerima tersebut kemudian menangkap dan mengartikan sinyal listrik untuk membuat suatu dokumen yang persis sama dengan aslinya dan kemudian mencetaknya.

9. VIDEOTEXT
            Videotext adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada komputer.

10. IMAGE STORAGE AND RETRIEVAL
            Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan. Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka digunakan microform, yang berupa microfilm dan microfiche.
Microform akan mengurangi kebutuhan ruang yang diperlukan oleh dokumen kertas sampai sekitar 97%. Image storage and retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah. Contohnya : situs penyedia seperti photobucket.

11. DESKTOP PUBLISHING
            Desktop publishing atau dtp adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Sistem desktop publishing terdiri atas mikrokomputer dengan layar crt yang beresolusi tinggi, printer laser, software desktop publishing. Penggunaan desktop publishing sebagai alat pemecahan masalah meliputi aplikasi administrasi dan teknis. Penampilan dokumen iklan yang profesional dan menarik akan memberikan komunikasi yang efektif. Contoh : Microsoft Publisher adalah sebuah program aplikasi untuk sistem operasi Windows yang digunakan untuk Desktop publishing. Program ini merupakan buatan Microsoft Corporation, dan mulai pada versi Microsoft Office System 2003, telah diintegerasikan ke dalam paket tersebut. Kini, namanya menjadi Microsoft Office Publisher. Versi terbarunya adalah Microsoft Office Publisher 2007 yang terintegrasi dengan Microsoft Office Publisher 2007.

F. Tujuan Otomatisasi Perkantoran
Tujuan dari adanya otomatisasi kantor, antara lain:

1. Penggabungan dan penerapan teknologi
2. Memperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor
3. Meningkatkan produktifitas dan efektifitas pekerjaan

 Adapun tujuan OA masa kini, yaitu:
a. Pendapatan yang Lebih Tinggi versus Penghindaran Biaya.
Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.
b. Pemecahan masalah Kelompok.
Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.
c. Pelengkap – Bukan Pengganti.
Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan tanpa keterbatasan. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional – percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional.

G. Telekomunikasi

Telekomunikasi berasal dari dua kata yaitu tele dan komunikasi. Tele yang berarti jauh. Jadi, telekomunikasi ialah bentuk komunikasi jarak jauh untuk mengirimkan pesan dari satu tempat ketempat yang lain dan biasanya berlangsung dua arah. Sedangkan menurut UU Telekomunikasi No.36 tahun 1999, pengertian telekomunikasi ialah setiap pemancaran, pengiriman atau penerimaan dari setiap informasi dalam bentuk tanda, isyarat, tulisan gambar, suara dan biasanya melalui kawat, optik dan radio atau sistem elektronik lainnya.

Dalam kaitannya dengan “Telekomunikasi” bentuk komunikasi dapat dibedakan menjadi tiga yaitu :

1. Komunikasi Satu Arah (Simplex) : Pengirim dan dan penerima informasi tidak dapat menjalin komunikasi secara terus-menerus melalui media yang sama. Contoh : Telegraf, Televisi, dan Multimedia
2. Komunikasi Dua Arah (Duplex) : Pengirim dan dan penerima informasi tidak dapat menjalin komunikasi secara terus-menerus melalui media yang sama. Contoh : Telepon
3. Komunikasi Semi Dua Arah (Half Duplex) : Pengirim dan dan penerima informasi dapat menjalin komunikasi secara terus-menerus dan bergantian melalui media yang sama. Contoh: Chat Room

H. PC (Personal Computer)

            Personal Computer adalah seperangkat komputer yang digunakan oleh satu orang saja / pribadi. Biasanya komputer ini adanya dilingkungan rumah, kantor, toko, dan dimana saja karena harga PC sudah relatif terjangkau dan banyak macamnya. Fungsi utama dari PC adalah untuk mengolah data input dan menghasilkan output berupa data/informasi sesuai dengan keinginan user (pengguna).
            Dalam pengolahan data yang dimulai dari memasukkan data (input) sampai akhirnya menghasilkan informasi, komputer memerlukan suatu sistem dari kesatuan elemen yang tidak bisa terpisahkan, yaitu :

1. Hardware (perangkat keras)

            Hardware adalah sekumpulan komponen perangakat keras komputer yang secara fisik bisa dilihat, diraba, dirasakan. Hardware ini dibagi menjadi 5 (lima) bagian, yaitu:

• Input Device, peralatan masukkan (Keyboard,mouse,dll),
• Process Device, peralatan proses (processor, motherboard, ram, dll),
• Output Device, peralatan keluaran (Monitor, Printer, dll),
• Storage Device, peralatan penyimpan (harddisk,flashdisk, dll),
• Peripheral Device, peralatan tambahan (WebCam, modem, dll),

2. Software (Perangkat Lunak)

            Software adalah program yang berisi instruksi/perintah sebagai pelantara yang menghubungkan (menjembatani) antara hardware dan brainware (perangkat manusia) sehingga dapat menghasilkan informasi yang diinginkan brainware. Software dapat dikategorikan menjadi dua kelompok.

Software Operating System (OS), Contohnya adalah Windows, Linux, Dos, Android, dll. Tanpa adanya Operating System ini, maka hardware hanyalah benda mati yang tidak bisa digunakan. Software Application System, Contohnya adalah Ms. Office, Open Office, Adobe Photoshop, Corel Draw, Program Database, Program Utilities, dll.

3. Brainware (Perangkat Manusia/pengguna/user)
            Brainware adalah perangkat yang mengoperasikan dan menjalankan perangkat lunak yang ada didalam komputer. Bukan hanya itu, ternyata brainware itu bukan hanya orang yang menggunakan komputer saja, namun orang yang merasakan manfaat dari komputer pun bisa di katakan Brainware. Contohnya adalah siswa/i dikelas yang sedang memperhatikan presentasi yang dibawakan oleh gurunya dengan menggunakan Laptop dan Projector. Siswa/i ini secara tak sadar disebut juga sebagai brainware karena melihat hasil (informasi) pelajaran yang disampaikan gurunya. Brainware dikelompokkan menjadi beberapa kategori mulai dari pembuat program (programmer), Technical Support, Designer Graphic, Operator, sampai user paling awam sekalipun.

I. Email dan Teleconference
E-Mail (Electronic Mail)

            E-Mail (Electronic Mail) adalah sebuah fasilitas komunikasi dalam Internet yang berfungsi mengirim surat secara elektronik yang dapat menjangkau ke seluruh dunia. Dibandingkan dengan surat biasa, e-mail mempunyai keunggulan yang lebih aman serta tidak membedakan jarak dan waktu.
Cara Kerja Email :

• Pengguna menulis email dan kemudian menginstruksikan aplikasi email untuk mengirimkannya pada alamat penerima. 
• Aplikasi email mengirim email pada komputer mirip seperti seperti kantor pos dan melayani proses penerimaan dan pengiriman email. Komputer demikian disebut email server. 
• Email server mengidentifikasikan alamat tujuan dan mengirimkannya ke email server yang lain yang lebih dekat ke alamat tujuan. Ada kalanya, sebuah email dikirimkan melalui beberapa email server, tergantung pada rute yang dilaluinya.
• Setelah email sampai pada alamat penerima kemudia disimpan di email server hingga membuka kotak posnya. 
• Saat penerima membuka kotak posnya, aplikasi email penerima akan meminta email baru yang terdapat di email server dan mengunduhnya ke dalam komputer pengguna. 
• Penerima dapat segera membaca email baru yang telah di unduh.

Jenis-jenis Email antara lain :
1. POP mail (Post Office Protocol)
Pengertian POP mail adalah email yang diterima melalui Internet Service Provider yang menjadi langganan kita (bagi Anda yang connect internet dari rumah atau kantor).

2. Webmail.
Pengertian Web Mail (Web based e-mail) adalah layanan email yang basis aksesnya adalah dalam bentuk halaman web. Jika ingin mengakses, memeriksa atau mengirim email, maka harus masuk ke situs web penyedia layanan email dimaksud. Tidak ada jalan lain untuk mengakses email kecuali dengan cara tersebut

3. Email forwarding.
Pengertian Email forwarding adalah layanan e-mail yang meneruskan e-mail yang di terimanya ke alamat e-mail yang lain. E-mail jenis ini bermanfaat bagi orang yang suka ganti-ganti alamat e-mail.

Teleconference

            Teleconference atau telekonferensi atau teleseminar adalah komunikasi langsung di antara beberapa orang yang biasanya dalam jarak jauh atau tidak dalam satu ruangan dan dihubungkan oleh suatu sistem telekomunikasi.

Teleconference adalah pertemuan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang dilakukan melewati telefon atau koneksi jaringan. Pertemuan tersebut bisa menggunakan suara (audio conference) atau menggunakan audio-video (video conference) yang memungkinkan peserta konferensi saling melihat dan mendengar apa yang dibicarakan, sebagaimana pertemuan biasa. Dalam telekonferensi juga dimungkinkan menggunakan whiteboard yang sama dan setiap peserta mempunyai kontrol terhadapnya Jadi, juga berbagi aplikasi.

            Sistem telekomunikasi dapat mendukung teleconference karena menyediakan satu atau lebih dari berikut ini: audio, video, dan / atau layanan data oleh satu atau lebih berarti, seperti telepon, komputer , telegraf, teletip, radio, dan televisi.

Di Indonesia, terdapat beragai layanan teleconference melalui telepon baik fixed maupun mobile (Audio Conference) yang mempunyai kemampuan untuk melayani percakapan sampai 30 pemanggil dalam satu konferensi. Jumlah peserta dapat diatur sesuai dengan keinginan penyelenggara konferensi. Sistem conferenceatau konferensi juga bisa dilengkapi dengan PIN (Personal Identification Number) sehingga menjamin kerahasiaan suatu konferensi dari pemanggil yang tidak diundang dalam telekonferensi atau teleconference tersebut.

REFERENSI 

1. Yuniarto, Saiful Rahman.2013."Otomatisasi Kantor". Malang : Universitas Brawijaya. (diakses tanggal 14 maret 2015)
2. Siswanto,  Tri Agus.2013. "Otomatisasi Perkantoran 1". Depok: Direktorat Pembinaan SMK. (diakses tanggal 14 maret 2015)
3. Abadi, Iskandar.2014."Pengertian Email dan Fungsinya".(online) (http://www.indoza.com/2014/04/pengertian-email-electronic-mail-serta.html. diakses tanggal 21 maret 2015)
4. Islami, Ririn.2014."Sistem Telekomunikasi". (online) (http://www.slideshare.net/ririnislami9/sistem-telekomunikasi-33184093. diakses tanggal 21 maret 2015)
5. Wira,Dewa.2012."Pengertian Teleconference". (online) ( http://degung-wira.blogspot.com/2012/06/pengertian-teleconference.html. diakses tanggal 22 maret 2015)
6. Musholini,Benito.2013."Pengertian dan Fungsi PC (Personal Computer)". (online) (http://benitomusholini.blogspot.com/2013/12/pengertian-dan-fungsi-pc-personal.html. diakses tanggal 22 maret 2015)