PERKEMBANGAN TEKNOLOGI PERKANTORAN

A. PENGERTIAN TEKNOLOGI PERKANTORAN

Seiring dengan berkembangnya teknologi informasi saat ini, baik yang berdampak negatif atau positif kita tidak dapat mengelak bahwa  kita membutuhkan keterampilan dan kemauan untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan dalam mengoperasikan peralatan yang menunjang alat bantu kerja. 
            Kata teknologi artinya ilmu tentang keterampilan, yang berarti mempelajari dan mengembangkan kemampuan dalam bidang tertentu. Yang berasal dari bahasa prancis La Teknique yang berarti semua proses yang dilaksanakan dalam upaya untuk mewujudkan sesuatu secara rasional.

            Dan kantor ialah tempat dimana berlangsungnya pekerjaan kantor. Yang dimaksud tempat adalah ruangan, gedung, serta perabot dan perlengkapan lainnya yang mendukung aktivitas kerja.

Jadi, teknologi perkantoran adalah teknologi yang diaplikasikan dalam kegiatan perkantoran yaitu digunakan untuk mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim, dan menyimpan bahan-bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin-mesin kantor.
            Teknologi perkantoran juga merupakan salah satu hal yang ikut mempengaruhi adminsitrasi perkantoran. Seperti dijelaskan diatas, menghimpun, mengolah, mencatat, dan sebagainya. Dari pengertian diatas juga dapat disimpulkan bahwa semua pekerjaan kantor akan efektif dan efisien sehingga membuat data atau informasi semakin ringkas, akurat serta menghasilkan hasil yang sesuai pada waktu yang tepat dan dengan biaya yang rendah.

B. MACAM-MACAM MESIN KANTOR

Mesin-mesin yang digunakan dalam suatu kantor mempunyai bentuk dan jenis yang berbeda menurut tenaga penggeraknya, cara kerja dan komponen mesinnya, serta fungsi mesinnya. 

1.      Menurut Tenaga Penggeraknya
a.      Mesin Manual, yaitu mesin – mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia.
b.      Mesin Listrik, yaitu mesin – mesin yang digerakkan oleh listrik atau baterai.

2.      Menurut Cara Kerja dan Komponen Mesinnya
a.      Mesin Mekanik, yaitu mesin – mesin yang rangkaian komponennya tampak bergerak dalam operasinya. Mesin ini bisa digerakkan secara manual ataupun dengan tenaga listrik.
b.      Mesin Elektronik, yaitu mesin – mesin dengan rangkaian komponen elektrik. Dan hanya bisa dijalankan oleh tenaga listrik.

3.      Menurut Fungsinya
 a.     Mesin untuk mencatat

• Mesin tulis
• Mesin dikte
• Mesin penomor
• Asahan pensil
• Mesin pencetak perangko
• Stempel
• Mesin pencatat uang kas
• Mesin pencatat waktu (Time Recorder)
• Scanner
• Mesin penulis nominal cek
• Mesin pencatat kehadiran
• Alat penghitung

b.       Mesin untuk menghimpun

• Pembuka surat
• Mesin penjilid
• Hechtmachine
• Pemotong kertas
• Stepler
• Perforator
• Stapler remover

c.       Mesin untuk mengolah

• Mesin jumlah
• Mesin hitung
• Komputer

d.      Mesin untuk menggandakan

• Mesin stensil (Stencil Duplicator)
• Mesin stensil spiritus (Spirit Duplicator)
• Mesin fotocopy
• Risograph
• Mesin perekam sheet
• Mesin cetak (Offset)
• Printer
• Electronik copy board

e.       Mesin untuk mengirim

• Telepon
• Interphone
• Teleprinter
• Faxsimile / telecopier
• Modem (modulator demodulator)
• Mesin presentasi (OHP, LCD, Slide Proyektor, Film Strip)
• Telefoto
• Handy Talky (HT)
• PMBX / PABX (Switch Board)
• Handphone

f.       Mesin untuk menyimpan

• Mikrofilm
• Mesin penghancur kertas
• Pelubang kertas (perforator)
• Flash Disk
• Hard Disk

Sebenarnya, selain keenam kelompok mesin diatas, masih ada kelompok mesin pengaman, mesin penyaman dan mesin-mesin lainnya. Mesin-mesin ini ada yang dijalankan manual atau menggunakan tenaga manusia, ada yang menggunakan tenaga baterai maupun listrik seperti yang sudah dijelaskan diatas. Penggunaan mesin-mesin ini memiliki dampaknya masing-masing, dampak positif maupun negatif. Seperti yang dijelaskan dibawah ini.

C. DAMPAK TEKNOLOGI PERKANTORAN

1.      Dampak Positif 

Ada dampak positif karena akibat dari pesatnya perkembangan teknologi perkantoran. perkembangan itu menuju ke arah efisiensi kerja dengan ditemukannya peralatan yang serba :

• Elektronik
• Multi guna
• Mudah mengoperasikannya
• Memerlukan tenaga listrik kecil
• Ukuran fisik semakin kecil
• Kecanggihan serta kemampuannya semakin tinggi

 Dan dampak positif dilihat dari beberapa segi:   

a. Terhadap Ketenagakerjaan :

• Peningkatan mutu tenaga kerja : Semakin banyak penggunnaan teknologi, semakin banyak orang yang bisa menggunakan teknologi tersebut sehingga pekerjaan akan lebih mudah.
• Meningkatkan kegairahan dan kedisplinan kerja : Seseorang akan merasa pekerjaannya ringan dan mudah dengan adanya teknologi. Dan membuatnya bekerja dengan giat, tekun dan bisa membuat orang menjadi lebih disiplin.
• Meningkatkan penghasilan bagi tenaga kerja : Teknologi yang semakin canggih, maka akan mempermudah pekerjaan dan bisa menghasilkan pekerjaan yang lebih banyak dengan baik dan efisien.
• Meringankan tenaga dan pikiran pegawai : Dengan adanya teknologi, pekerjaan seseorang akan lebih mudah. Jadi seseorang itu bisa mengerjakan tugas ataupun pekerjaannya tanpa memikirkan hal lain dan bisa fokus pada pekerjaannya tersebut.

b. Terhadap Prosedur Kerja : 

• Mempercepat penyelesaian pekerjaan
• Menyederhanakan prosedur kerja / memperpendek mata rantau penyelesaian pekerjaan
• Memperlancar pekerjaan 
• Mempermudah penyelesaian pekerjaan 

c. Terhadap Hasil Kerja :

• Meningkatkan mutu hasil pekerjaan kantor.
• Mempertinggi jumlah hasil pekerjaan.
• Memenuhi standar mutu tertentu.
• Memperoleh keseragaman bentuk, ukuran, dan jenis pekerjaan.

            Intinya dari dampak positif diatas : Penggunaan mesin-mesin dan adanya teknologi bisa mempermudah pekerjaan seseorang, meningkatakan mutu dan hasil kerja. Baik untuk tenaga kerja, prosedur kerja, dan hasil kerja. Karena saling terkait antara ketiganya. Jika tenaga kerja yang dihasilkan baik maka keduanya akan senantiasa mengikuti. Itulah sebabnya banyak perusahaan yang menggunakan mesin mesin berteknologi untuk kemajuan perusahaannya.

2.      Dampak Negatif 

Dampak negatif perkembangan teknologi perkantoran pada umumnya dirasakan sekali terutama yang menyngkut ketenagkerjaan dan penambahan biaya sebagai berikut:

1. Sulit mencari tenaga kerja dengan kemampuan keterampilan tertentu.
2. Menambah pengangguran (tenaga kerja yang dibutuhkan sedikit).
3. Pemeliharaan mesin yang kurang baik, akan menimbulkan pemborosan.
4. Bila terjadi penggantian mesin baru akan berakibat pada perubahan metode, prosedur dan perlu diadakan pelatihan tenaga kerja.

REFERENSI :

Diunduh dari :
1. Pakpahan, Rumedy. "Peranan Teknologi Perkantoran" (online)  ( http://rymed.tripod.com/hasil.html diakses pada 14 Maret 2015)
2. Abdussamad, Dr. H. Zuchri. 2013 "Bahan Ajar Mata Kuliah Teknologi Perkantoran". Gorontalo : Universitas Negeri Gorontalo.